Pengertian memo, surat edaran, disposisi dan pengumuman

Memahami memo, surat edaran, disposisi dan pengumuman

Memo

Memo atau memorandum merupakan pesan singkat yang di gunakan secara intem dalam sebuah kantor atau organisasi untuk keperluan menyampaikan berita yang pendek dan sederhana. Memo berisi pesan/perintah yang mencakup:

Meminta atau memberi informasi atau pesan ,Memberi petunjuk,
Mengingatkan kembali sesuatu yang  telah di beritahukan sebelumnya, Meminta suatu bantuan, dan Intruksi kepada bawahan.

Memo terdiri atas bagian-bagian yang berperan sesuai fungsinya yaitu:

1. Kepala memo yang terdiri atas nama lembaga/instasi/organisasi, petunjuk memo,nomor memo, isian untuk menuliskan nama pengirim dan nama penerima memo serta perihal.

2. isi memo, walaupun tidak bersifat resmi, pada umumnya menyangkut perihal kedinasan. Isi memo ada yang di susun seperti surat dan ada pula yang hanya mengutarakan pokok masalahnya.

3. kaki memo yang berisi tunggal, nama dan tanda tangan pemberi memo.

Memo dapat di gunakan untuk komunikasi yang bersifat vertikal, yaitu atasan kepada bawahan atau sebaliknya (bersifat horizontal) dan boleh pula secara diagonal, seperti komunikasi antar pejabat.

Surat Edaran

Surat edaran merupakan surat yang di edarkan agar isinya di ketahui banyak orang. Namun, tidak semua surat yang di edarkan adalah surat edaran. Surat edaran biasanya di terbitkan oleh instansi atau subjek saat surat yang mempunyai kedudukan lebih tinggi dan di tujukan kepada kepala atau instansi di bawahnya atau yang menjadi tanggung jawabnya. Isi surat edaran berupa anjuran, larangan, pemberitahuan, petunjuk dan pengumuman. Surat ini dapat di pergunakan sebagai dasar untuk mengambil kebijaksanaan lebih lanjut.

Macam-macam surat edaran:

1. Surat edaran perintah,
adalah surat pemberitahuan kepada seluruh rakyat indonesia yang bersifat nasional

Contoh: 
• Edaran tentang perayaan hari besar nasional
• edaran tentang sensus penduduk
• edaran tentang pemilu

2. surat edaran dari instansi pemerintah:

di gunakan untuk pemberitahuan dan penjelasan tentang pelaksanaan peraturan di lingkungan instansi tersebut. Misalnya Departemen Pendidikan Nasional membuat edaran tentang:

• petunjuk kenaikan kelas
• petunjuk ujian nasional •penetapan waktu ujian •penentuan pelaksanaan ujian •penilaian ujian serta kelulusan ujian.

3.surat edaran dari perusahaan
Terdiri dari:

• surat edaran khusus adalah surat pemberitahuan sesuatu yang di tujukan untuk satu lingkungan tertentu.
• surat edaran umum adalah surat edaran untuk memperkenalkan jasa perusahaan dan hasil produk dari perusahaan ke seluruh lapisan masyarakat.

Susunan surat edaran dari instansi pemerintah terdiri atas:

1. Kepala surat

• tulisan”EDARAN” di tulis dengan huruf besar seluruhnya. Tulisan HAL di beri garis bawah

• sebelah kiri atas, di bawah HAL di tulis nama pejabat dan alamat yang di tuju

• sebelah kanan atas:, terdapat tanggal, bulan, dan tahun sedangkan tempat tak perlu di cantumkan karna sudah ada di kop surat

2. isi surat/batang tubuh
di rumuskan dalam bentuk uraian yang terdiri atas;

• pendahuluan
• inti
• penutup

3. Kaki surat/ bagian akhir dari surat terdiri atas:

•nama jabatan
• tanda tangan pejabat yang menerbitkan surat edaran
• nama pejabat dan NIP/NRP cap    dinas
• tembusan (bila di anggap perlu)

Disposisi dan Pengumuman .........lanjutkan membaca